مدیریت فرایند کسب و کار
در این مقاله، قصد داریم در مورد بازسازی فرآیند کسب و کار توضیحات کامل بدهم. بازسازی فرآیند کسب و کار یا BPR (Business Process Reengineering) به معنای تجزیه و تحلیل، طراحی مجدد و اجرای مجدد فرآیندهای اصلی کسب و کار است. هدف از BPR افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها، بهبود کیفیت و رضایت مشتریان است.
مدیریت فرایند کسب و کار یا BPR چه زمانی لازم است؟
مدیریت فرایند کسب و کار زمانی لازم است که فرآیندهای کنونی کسب و کار نتوانند نیازهای مشتریان را برآورده کنند، یا وقتی که تغییرات فناورانه، بازاری یا رقابتی باعث شوند که فرآیندهای قدیمی منسوخ شوند. برخی از علائم نشان‌دهنده نیاز به BPR عبارتند از:
- هزینه‌های بالا و سود پایین
- زمان تحویل طولانی و نارضایتی مشتریان
- عدم هماهنگی و همکاری بین واحدهای سازمان
- عدم انطباق با استانداردهای صنعت یا قوانین
- عدم بهره‌گیری از فناوری‌های جدید
چگونه BPR را انجام دهیم؟
BPR چهار مرحله اصلی دارد: تعریف، طراحی، پیاده‌سازی و ارزیابی. در هر مرحله، باید چندین فعالیت را انجام دهید:
مرحله تعریف BPR:
در این مرحله، باید هدف و دامنه BPR را مشخص کنید. برای این منظور، باید:
- نقشه استراتژیک سازمان را بررسی کنید.
- فرآیندهای اصلی کسب و کار را شناسایی و اولویت‌بندی کنید.
- تیم BPR را تشکیل داده و نقش‌ها و مسئولیت‌های آن‌ها را تعریف کنید.
- منابع (بودجه، زمان، ابزار، داده‌ها) لازم برای BPR را تخصیص دهید.
- شاخص‌های عملکرد (KPIs) را برای سنجش موفقیت BPR تعیین کنید.
مرحله طراحی مدیریت فرایند کسب و کار:
در این مرحله، باید فرآیندهای جدید را طراحی کنید. برای این منظور، باید:
- فرآیندهای فعلی را به صورت جزئی مستندسازی و نمودارگذاری کنید.
- نقطه‌های قوت و ضعف، فرصت‌ها و تهدیدات (SWOT) فرآیندهای فعلی را تحلیل کنید.
- بهترین شیوه‌های صنعت یا سازمان‌های مشابه را مطالعه و مقایسه کنید.
- فرآیندهای جدید را با استفاده از روش‌های خلاقانه و نوآورانه طراحی کنید.
- فرآیندهای جدید را به صورت جزئی مستندسازی و نمودارگذاری کنید.
مرحله پیاده‌سازی مدیریت فرایند کسب و کار:
در این مرحله، باید فرآیندهای جدید را اجرا کنید. برای این منظور، باید:
- برنامه‌ریزی جزئی برای اجرای فرآیندهای جدید را انجام دهید.
- تغییرات لازم در ساختار، فرهنگ، سیستم‌ها و فناوری‌های سازمان را اعمال کنی.
- آموزش و هماهنگی لازم را برای کارکنان و ذینفعان درگیر در BPR فراهم کنید.
- مقاومت‌ها و چالش‌های احتمالی در برابر BPR را شناسایی و مدیریت کنید.
- اجرای فرآیندهای جدید را به صورت تدریجی یا یکجا (بسته به شرایط) انجام دهید.
مرحله ارزیابی مدیریت فرایند کسب و کار:
در این مرحله، باید نتایج BPR را ارزیابی کنید. برای این منظور، باید:
- شاخص‌های عملکرد (KPIs) را قبل و بعد از BPR اندازه‌گیری و مقایسه کنید.
- نظرات و بازخوردهای کارکنان و مشتریان را جمع‌آوری و تحلیل کنید.
- بهبودها، دستاوردها، نقص‌ها و درس‌آموخته‌های BPR را شناسایی و گزارش کنید.
- تصحیحات و بهبودهای لازم را برای حفظ و تقویت BPR پیشنهاد دهید.
خلاصه
BPR یک روش قدرتمند برای بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار است. با استفاده از BPR، می‌توان بهره‌وری، کارآمدی، کیفیت و رضایت مشتریان را افزایش داد. BPR چهار مرحله تعریف، طراحی، پیاده‌سازی و ارزیابی دارد. هر مرحله شامل چندین فعالیت است که باید با دقت و حساسیت انجام شود. BPR چالش‌برانگیر است، اما در صورت موفق، پاداش بزرگی دارد.
موارد مرتبط: