ERP چیست

ERP چیست : این مقاله یک دیدگاه اجتماعی-فنی در مورد شیوه‌های انتخاب و پیاده‌سازی مدیریت منابع سازمانی ERP را از یک دیدگاه جهانی ارائه می‌دهد. تأکید این مقاله نه بر تکنولوژی به تنهایی است، بلکه بر روی انتخاب، استراتژی‌های پیاده‌سازی، و پیامدهای سیستم‌های ERP برای بهبود کارایی سازمانی متمرکز می‌شود.

مقاله ERP چیست 

 شامل ارزیابی عملکرد سیستم‌های ERP برای شرکت‌های کوچک تا متوسط (SMEs)، استفاده موثر از ERP برای دستیابی به بهبود کارایی سازمانی و ERP برای حمایت از عملکرد مدیریت دانش در سازمان‌ها است . این مقاله نشان می‌دهد .که چگونه می‌توان فرآیندهای تجاری برتر را در شرکت خود پیاده کرد. فرآیندهایی که منجر به داشتن مزیت رقابتی می‌شوند.

• در حال حاضر، شرکت‌ها از انواع گوناگون سیستم‌های ERP استفاده می‌کنند. ERP  به عنوان یک ستون فقرات چندگانه شرکت عمل می‌کند که فرآیندهای داخلی زیادی از جمله تولید، حمل و نقل، توزیع، حسابداری، مالی و منابع انسانی در یک شرکت را یکپارچه و خودکار می‌کند . شرکت‌های بزرگ در سراسر جهان در دهه 1990 این سیستم‌ها را به عنوان چارچوب مفهومی و عاملی برای بازطراحی فرآیندهای تجاری خود نصب کردند .
•  همچنین،  ERP به عنوان موتور نرم‌افزاری حیاتی برای ادغام و انجام فرآیندهای چندگانه عمل میکند . و به عنوان یک عنصر ضروری شناخته می‌شود که بسیاری از شرکت‌ها برای کسب بهره‌وری، چابکی و پاسخگویی مورد نیاز در محیط تجاری پویا امروزی به آن نیاز دارند.

مفهوم  ERP

سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی یک سیستم مدیریت کامل کسب و کار است که حوزه‌های عملیاتی شرکت از جمله حمل و نقل، تولید، مالی، حسابداری و منابع انسانی را پوشش می‌دهد. این سیستم فرآیندهای عملیاتی و جریان‌های اطلاعاتی را ترتیب می‌دهد و یک استفاده بهینه از منابع مانند نیروی انسانی، مواد، پول و ماشین‌آلات را ممکن می‌سازد. برنامه‌ریزی منابع سازمانی شامل موارد زیر می باشد:

• یک پایگاه داده
• یک برنامه کاربردی
• یک رابط کاربری واحد

کاربرد در شرکت تولیدی

سیستم ERP برای شرکت‌های تولیدی، اطلاعات فروش، موجودی، حمل و نقل، و صورتحساب را پردازش کرده و وضعیت آنها را پیگیری می‌کند. همچنین، نیازهای مواد اولیه و منابع انسانی را پیش‌بینی می‌کند. در شکل زیر، اجزای اصلی سیستم ERP و جریان فرآیندهای تجاری چندگانه را که توسط این سیستم پشتیبانی می‌شوند، نشان می‌دهد.

اجزای اصلی سیستم ERP:

اجزای اصلی سیستم ERP، نشان‌دهنده رویکرد چندگانه این سیستم هستند.

• ERP به شرکت، نگرشی یکپارچه و بلادرنگ از فرآیندهای اصلی کسب و کارش مانند تولید، پردازش سفارشات و مدیریت موجودی ارائه می‌دهد .
• این فرآیندها توسط نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی و پایگاه داده‌ای مشترکی که توسط سیستم مدیریت پایگاه داده حفظ می‌شود، به هم یافته‌اند.
• سیستم ERP منابع کسب‌وکار (مانند پول، مواد اولیه و ظرفیت تولید) را پیگیری می‌کند .
• وضعیت تعهدات شرکت (مانند سفارشات مشتری، سفارشات خرید و حقوق و دستمزد کارکنان) را دنبال می‌کند .
• بدون اینکه نیاز باشد که دیپارتمان‌های مختلف شرکتی (مانند تولید، خرید، فروش و حسابداری) داده‌ها را وارد سیستم کنند .

نرم‌افزارهای سیستم ERP:

نرم‌افزارهای سیستم ERP عموماً شامل ماژول‌های متمایزی از بخش‌های:

 تولید، توزیع، فروش، حسابداری و منابع انسانی هستند. برنامه‌ریزی نیازهای مواد اولیه، برنامه‌ریزی تولید و برنامه‌ریزی ظرفیت، از مثال‌های فرآیندهای تولیدی پشتیبانی شده توسط ERP هستند. 

برخی از فرآیندهای فروش و بازاریابی که توسط ERP پشتیبانی می‌شوند:

 شامل تحلیل فروش، برنامه‌ریزی فروش و تحلیل قیمت هستند، در حالی که برنامه‌های توزیع معمولاً شامل مدیریت سفارش، خرید و برنامه‌ریزی حمل‌ونقل هستند. سیستم‌های ERP فرآیندهای مهم منابع انسانی را از برنامه‌ریزی نیازهای پرسالاری تا مدیریت پرسنل پشتیبانی می‌کنند. این شامل برنامه‌ریزی نیازهای پرسنلی، مدیریت کارکرد، مدیریت پرداخت و مدیریت ارتباط با کارمندان می‌شود.

به طور کلی:

سیستم ERP با ارائه یک نگرش یکپارچه به فرآیندهای اصلی کسب و کار، شرکت‌ها را در پیگیری و کنترل منابع و تعهدات خود کمک می‌کند. این سیستم با ارائه دسترسی به داده‌های زمان‌بندی شده و دقیق، به شرکت‌ها کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری در مورد مدیریت منابع خود بگیرند و به مشتریانشان خدمات بهتری ارائه دهند.

مدیریت حقوق و مزایا، و انجام بیشتر برنامه‌های حسابداری مالی و مدیریتی، از جمله کاربردهای مهمی هستند که توسط سیستم ERP پوشش داده می‌شوند.

در محیط کسب‌وکار در حال رشد، نیازمندی‌هایی مانند کنترل هزینه‌های فعال، تحلیل هزینه‌ها/درآمدها براساس محصول یا مشتری، انعطاف‌پذیری در پاسخ به نیازهای تجاری متغیر، تصمیم‌گیری مدیریت اطلاعات بیشتر و تغییر در روش‌های انجام کسب‌وکار، مطرح هستند.

مرور انواع سیستم یکپارچه:

برای عبور از برخی از موانع و دستیابی به رشد، یک یا چند برنامه و سیستم برنامه‌ریزی به دنیای تجارت معرفی شده‌اند که از جمله آنها می‌توان به سیستم‌های MIS، IIS، EIS، CIS، EWS، MRP، MRP II و MRP III اشاره کرد.

سیستم ERP از سیستم MRP II (برنامه‌ریزی منابع تولید) با یکپارچگی اطلاعات بین فروشنده، مشتری و تولیدکننده با استفاده از شبکه‌هایی مانند LAN، WAN و INTERNET و غیره به وجود آمده است.

سیستم MRP II بر پایه سیستم MRP (برنامه‌ریزی نیاز به مواد) ایجاد شده است. MRP یک تکنیک است که تقاضای محصول نهایی به دست آمده از برنامه تولید اصلی (MPS) برای ساختار محصول مربوطه از فهرست مواد (BOM) را به برنامه‌ای از سفارشات برنامه‌ریزی شده با در نظر گرفتن موجودی در دست تبدیل می‌کند.

 MRP II دارای مشکلاتی است که در زیر آمده است:

مشکل اصلی در سیستم MRP، عدم توانایی آن برای یکپارچه‌سازی مناطق کاری مختلف و به اشتراک گذاری منابع به شکل مؤثر است.

سیستم‌های برنامه‌ریزی سنتی که سازمان‌ها به طور عمومی استفاده می‌کنند، هر تراکنش را به صورت جداگانه در نظر می‌گیرند. این سیستم‌ها بر پایه مرزهای مشخص برای توابع خاصی ساخته شده‌اند.

در یک سیستم ERP، تراکنش‌ها به عنوان فعالیت‌های جداگانه و مستقل در نظر گرفته نمی‌شوند و به عنوان بخشی از فرآیندهای مرتبط با کسب‌وکار در نظر گرفته می‌شوند.

تکنولوژی‌های قابل فعال‌سازی:

• بدون زیرساخت فناوری اطلاعات پیشرفته، تصور سیستم ERP امکان‌پذیر نیست.
• گفته می‌شود که سیستم‌های ERP اولیه فقط برای کار با کامپیوترهای بزرگ Mainframe ساخته شده‌اند.
• در عصر جدید کامپیوترهای شخصی، فناوری سرور مشتری و سیستم‌های مدیریت پایگاه داده‌های قابل مقیاس (RDBMS) قابل اجرا هستند.
• بیشتر سیستم‌های ERP از قدرت سه لایه معماری سرور مشتری استفاده می‌کنند.
• دیگر تکنولوژی‌های قابل فعال‌سازی برای سیستم‌های ERP عبارتند از: جریان کاری، گروه کار، Group Ware، تبادل داده الکترونیکی (EDI)، اینترنت، اینترانت، انبار داده و غیره.

ویژگی‌های سیستم ERP:

برای تشخیص یک سیستم ERP واقعی، باید چند ویژگی کلیدی را داشته باشد، این ویژگی‌ها عبارتند از:

• انعطاف‌پذیری:

یک سیستم ERP باید انعطاف‌پذیر باشد تا بتواند به نیازهای تغییرات در یک شرکت پاسخ دهد. فناوری سرور مشتری اجازه می‌دهد که سیستم ERP از طریق ODBC در برخی پایگاه‌های داده مختلف اجرا شود.

• ماژولار و باز:

سیستم ERP باید دارای معماری سیستم باز باشد. این به معنای این است که هر ماژول می‌تواند در هر زمان که لازم است، به صورت ارتباطی اضافی یا حذف شود،بدون تأثیر بر ماژول‌های دیگر. همچنین باید قابلیت پشتیبانی از پلتفرم‌های سخت‌افزاری مختلف برای شرکت‌هایی که دارای مجموعه‌های متنوعی از سیستم‌ها هستند، فراهم باشد. علاوه بر این، باید امکان پشتیبانی از افزونه‌های شخص ثالث نیز وجود داشته باشد.

• جامع:

باید قابلیت پشتیبانی از انواع عملکردهای سازمانی را داشته باشد و باید برای یک طیف گسترده از سازمان‌های تجاری مناسب باشد.

• فراتر از شرکت:

نباید محدود به مرزهای سازمانی باشد؛ بلکه باید ارتباط آنلاین با دیگر شرکت‌های مرتبط با سازمان را پشتیبانی کند.

• بهترین شیوه‌های تجاری:

باید دارای مجموعه‌ای از بهترین فرایندهای تجاری قابل اجرا در سراسر جهان باشد. یک بسته ERP، منطق خود را بر استراتژی، فرهنگ و سازمان شرکت به خود اعمال می‌کند.

ویژگی‌های سیستم ERP:

• سیستم ERP امکانات چندپلتفرمی، چندامکانی، چندحالتی تولید، چندارزشی و چندزبانه را فراهم می‌کند.
• این سیستم فعالیت‌های برنامه‌ریزی استراتژیک و تجاری، برنامه‌ریزی و اجرای فعالیت‌های عملیاتی و ایجاد منابع و مواد را پشتیبانی می‌کند.
• سیستم ERP تمامی حوزه‌های عملیاتی مانند تولید، فروش و توزیع، پرداخت و دریافت، موجودی، حسابداری، منابع انسانی، خریداری و غیره را پوشش می‌دهد.
• ERP فعالیت‌های اصلی را انجام می‌دهد و خدمات مشتری را افزایش می‌دهد و در نتیجه تصویر شرکت را تقویت می‌کند.
• سیستم ERP در کاهش فاصله اطلاعاتی در سراسر سازمان‌ها نقش مؤثری دارد.
• سیستم ERP امکان ادغام کامل سیستم‌ها را به‌طوری که نه تنها در بخش‌های مختلف بلکه در سایر شرکت‌های تحت مدیریت یکسان نیز وجود داشته باشد، فراهم می‌کند.
• ERP به عنوان راه‌حلی برای بهبود مدیریت پروژه استفاده می‌شود.
• سیستم ERP به ورود خودکار آخرین فناوری‌ها مانند انتقال الکترونیکی وجوه (EFT)، تبادل داده الکترونیکی (EDI)، اینترنت، اینترانت، ویدئو کنفرانسینگ و تجارت الکترونیکی اجازه می‌دهد.
• سیستم ERP بیشتر از مشکلات تجاری مانند کمبود مواد، بهبود بهروری، خدمات مشتری، مدیریت نقدی، مشکلات موجودی، مشکلات کیفیت و تحویل به موقع را حل می‌کند.
• سیستم ERP ابزارهای تجارت هوشمندی مانند سیستم پشتیبانی تصمیم‌گیری، سیستم اطلاعات اجرایی، استخراج داده و سیستم‌های کاری آسان را فراهم می‌کند که بهبود تصمیم‌گیری‌های بهتر را ممکن می‌سازد.

نیاز به اجرای سیستم ERP

در دوران حاضر، هر سازمانی به دلیل دلایل زیر باید سیستم ERP را اجرا کند:

• ادغام اطلاعات مالی: هنگامی که مدیرعامل سعی در درک عملکرد کلی شرکت دارد، ممکن است با نسخه‌های مختلفی از حقیقت روبرو شود. سیستم ERP یک نسخه یکپارچه از حقیقت ایجاد می‌کند که قابل انکار نیست زیرا همه از همان سیستم استفاده می‌کنند.
• ادغام اطلاعات سفارش مشتری: سیستم‌های ERP می‌توانند جایی برای نگهداری سفارش مشتری باشند که از زمان دریافت آن توسط نماینده خدمات مشتری تا زمان ارسال کالا و صدور فاکتور توسط دپارتمان مالی، زندگی می‌کند. با داشتن این اطلاعات در یک سیستم نرم‌افزاری، شرکت‌ها می‌توانند به راحتی سفارشات را پیگیری کنند و هماهنگی تولید، موجودی و حمل و نقل را در بین مکان‌های مختلف به طور همزمان انجام دهند.
• استانداردسازی و تسریع روند تولید: شرکت‌های تولیدی، به ویژه آن‌هایی که علاقه‌مند به ادغام و تحت تأثیر ادغام واحدهای کسب و کار مختلف قرار دارند، اغلب متوجه می‌شوند که واحدهای تجاری مختلف در سراسر شرکت برای انجام همان تراکنش / ثبت / گزارش از روش‌ها و سیستم‌های کامپیوتری متفاوتی استفاده می‌کنند. سیستم‌های ERP با روش‌های استانداردی برای اتوماسیون برخی از مراحل فرآیند تولید همراه هستند.
• کاهش موجودی: سیستم ERP کمک می‌کند که فرآیند تولید به طور صاف‌تر جریان پیدا کند و نمایش بهتری از فرآیند تحقق سفارش درون شرکت را فراهم می‌کند. این می‌تواند منجر به کاهش موجودی مواد مورد استفاده برای تولید محصولات (موجودی کار در جریان) شود و همچنین به کاربران کمک کند تا تحویل محصولات به مشتریان را بهتر برنامه‌ریزی کنند و موجودی کالای تمام شده در انبارها و بنادرکاهش یابد.
• استانداردسازی اطلاعات منابع انسانی: به ویژه در شرکت‌هایی با واحدهای کسب و کار مختلف، دپارتمان منابع انسانی ممکن است روش یکپارچه و ساده‌ای برای پیگیری زمان کارکرد کارمندان و ارتباط با آن‌ها درباره مزایا و خدمات نداشته باشد. سیستم ERP می‌تواند این مشکل را حل کند.

مزایای سیستم ERP:

در ادامه، برخی از مزایایی که با پیاده‌سازی بسته‌های ERP تحقق یافته‌اند آورده شده‌اند:

• کنترل بیشتری بر فرآیند صدور فاکتور و پرداخت به عهده کارکنان حسابداری است و این باعث افزایش بهره‌وری آن‌ها و کاهش وابستگی به کارکنان کامپیوتر می‌شود.
• با فراهم کردن فرمت‌های آنلاین برای ورود و بازیابی اطلاعات، تعداد سند‌های کاغذی را کاهش می‌دهد.
• با اجازه‌ی ثبت روزانه (به جای ماهانه)، بهبود زمان بندی اطلاعات را ایجاد می‌کند.
• دقت بیشتر در اطلاعات با محتوای دقیق، ارائه بهتر و قابل قبول برای حسابرسان.
• بهبود کنترل هزینه.
• پاسخ و پیگیری سریعتر به مشتریان.
• جمع آوری سریعتر پول نقد، به عنوان مثال کاهش مواد در تأخیر پرداخت توسط مشتریان.
• نظارت بهتر و حل سریعتر پرسش‌ها.
• قابلیت پاسخ سریع به تغییرات در عملیات تجاری و شرایط بازار.
• کمک به دستیابی به مزیت رقابتی با بهبود فرآیند کسب و کار.
• بهبود پیوند عرضه و تقاضا با مکان‌های دورافتاده و شعب در کشورهای مختلف.
• ارائه پایگاه داده مشتری یکپارچه قابل استفاده توسط همه برنامه‌ها.
• بهبود عملیات بین‌المللی با پشتیبانی از انواع ساختارهای مالیاتی، طرح‌های فاکتوردهی، ارزهای چندگانه، حسابداری دوره‌ای چندگانه و زبان‌های مختلف.
• بهبود دسترسی و مدیریت اطلاعات در سرتاسر شرکت.
• ارائه راه‌حل برای مشکلاتی مانند Y2K و واحد پولی یکپارچه (SMU) یا ارز یورو.

بازسازی فرآیند کسب و کار (BPR)

سیستم ERP نتیجه‌ی مفهوم شرکت مدرن درباره این است که چگونه سیستم اطلاعاتی برای محیط‌های چالش برانگیز فرصت‌های تجاری جدید پیکربندی شود. با این حال، فقط قرار دادن یک سیستم اطلاعاتی کافی نیست. هر شرکتی که قصد پیاده‌سازی ERP را دارد، باید در یک شکل یا شکل دیگر فرآیندهای خود را بازسازی کند. این فرآیند بازسازی فرآیند کسب و کار (BPR) نامیده می‌شود.

بهبود فرآیندهای کسب و کار

 بازسازی فرایند های کسب و کار و بازطراحی ریشه‌ای آنها برای دستیابی به بهبود قابل توجه در شاخص‌های عملکرد بحرانی و معاصر مانند هزینه، کیفیت، خدمات و سرعت است. بهبود قابل توجه به معنای دستیابی به کاهش ۸۰ تا ۹۰ درصد (مانند زمان تحویل، کار در حال انجام یا نرخ ردیابی) نه فقط کاهش ۵ یا ۱۰ درصد است. بازطراحی ریشه‌ای به معنای اختراع و نه بهبود یا بهتر کردن است . 

به طور خلاصه، رویکرد “cleansiate” به BPR می‌گوید که “هر چیزی که در گذشته انجام می‌دادید، اشتباه است”، پس به آن تکیه ندهید و سیستم جدید خود را به صورت تازه بازطراحی کنید . اصلاح کردن بنیادی به معنای پرسیدن سؤال “چرا آنچه را که انجام می‌دهید، انجام می‌دهید” است ; بنابراین اگر فرآیند کسب و کار به مشتریان هیچ ارزشی اضافه نکند، به طور کلی حذف می‌شود.

مهندسی کسب و کار:

این مبحث از تلفیق دو مفهوم به وجود آمده است:

• فناوری اطلاعات: فناوری اطلاعات به توسعه مدل‌های کسب و کار کمک می‌کند که در بازطراحی فرآیندهای کسب و کار به کار می‌روند.
• بازسازی فرآیند کسب و کار.

در این فرایند ما شاهد بازطراحی فرآیندهای کسب و کار جهت بهبود سرعت، کیفیت و خروجی مواد یا خدمات هستیم. مهمترین نکته در مهندسی کسب و کار بازطراحی کارایی زنجیره‌های ارزش افزوده شرکت است. زنجیره‌های ارزش افزوده مجموعه‌ای از مراحل مرتبط است که از طریق یک شرکت در حال اجرا هستند و هنگام تکمیل به صورت کارآمد به شرکت و مشتریان ارزش افزوده می‌دهند. مهندسی کسب و کار روشی برای توسعه فرآیندهای کسب و کار با توجه به نیازهای تغییرات است.

مدیریت کسب و کار:

سامانه ERP به خوبی با مسائل مدیریت کسب و کار مانند بازطراحی فرآیندهای کسب و کار، مدیریت کیفیت کلی، سفارشی‌سازی جمعیتی، گرایش به خدمات و شرکت مجازی و غیره ادغام می‌شود.

هدف اصلی پیاده‌سازی یک برنامه ERP، قرار دادن برنامه‌ها و معماری زیرساختی است که به طور موثر و کامل برنامه کسب و کار و فرآیندهای کسب و کار شرکت را پشتیبانی می‌کند.

وقتی یک شرکت فرآیندهای کسب و کار بهینه‌سازی نشده دارد، پیاده‌سازی ERP به بازطراحی فرآیند نیاز دارد که به دانستن کارشناسان در سیستم کمک می‌کند و در نتیجه به بهره‌وری قابل توجهی دست می‌یابد.

مرحله اول در پیاده‌سازی ERP، توسعه یک مدل فرآیند کسب و کار است که فرآیند کسب و کار را به عنوان یک سیستم بزرگ نشان می‌دهد و اتصال و توالی زیرسیستم‌ها یا فرآیندهای کسب و کار را که آن را حرکت می‌دهند، نشان می‌دهد.

در ابتدا، یک مدل شامل فرآیندهای یا فعالیت‌های اصلی کسب و کار باید توسعه داده شود. این نمایش دیاگرامی کسب و کار به عنوان یک سیستم بزرگ با اتصال زیرسیستم‌ها یا فرآیندهایی که آن را تشکیل می‌دهند است. مدل داده از دو عنصر تشکیل شده است:

• یک دیاگرام که شرحی از فرآیندهای کسب و کار و تعاملات آنها را می‌دهد.
• یک مدل داده مبنا.

مدل سازی کسب و کار در عمل:

• بیشتر بسته‌های ERP موجود امروزی، اجازه می‌دهند که فرآیندهای کسب و کار با استفاده از نمادهای استاندارد نمودار های جریانی جریان داده شوند.
• با اتصال نمادهای استفاده شده برای کاربران، رویدادها، وظایف / توابع، و دیگر اطلاعات سازمانی، اطلاعات کسب و کار پیچیده می‌تواند تحلیل شود.
• به عنوان مثال، SAP که یک بسته ERP محبوب است، از روش زنجیره فرآیند مبتنی بر رویداد (EPC) برای مدل کردن فرآیند کسب و کار استفاده می‌کند.
• مدل سازی کسب و کار، پایه‌ای برای انتخاب و پیاده‌سازی یک بسته ERP مناسب است.

پیاده‌سازی ERP:

• موفقیت یک پیاده‌سازی به طور عمده به این بستگی دارد که مشاوران پیاده‌سازی، کاربران و فروشندگان چقدر به همکاری برای دستیابی به اهداف کلی سازمان نزدیک هستند.
• مشاوران پیاده‌سازی باید نیازهای کاربران را درک کنند، شرایط واقعیت‌های کسب و کار را درک کنند و راه حل‌های کسب و کار را با در نظر گرفتن این واقعیت‌ها طراحی کنند. به این دلیل که کاربران پیاده‌سازی را می‌سازند و به طوری که مشارکت فعال آنها در همه مراحل پیاده‌سازی برای موفقیت کلی پیاده‌سازی بسیار حیاتی است.
• به یاد داشتن این نکته مقرون به صرفه است که ERP یک ابزار فعال‌کننده است که کارهای شما را بهتر انجام می‌دهد و به طبیعت خود نیاز به تلاش‌های اضافی دارد.
• در طول پیاده‌سازی، بسته استاندارد ممکن است تغییراتی را تجربه کند که ممکن است یک تغییر ساده یا یک تغییر ‘عملکردی’ بزرگ باشد. پیاده‌سازی چنین تغییراتی به عنوان سفارشی‌سازی شناخته می‌شود.
• محتویات بسته به عنوان ماژول‌ها شناخته می‌شوند و ماژول‌ها به اجزای کوچکتر تقسیم می‌شوند.
• نقش و مسئولیت کارکنان باید به طور واضح شناسایی و درک شود و کارکنان باید فرآیندها و رویه‌های جدید را که در سیستم ERP تنظیم شده‌اند، پذیرفته و پیروی کنند.
• در عین حال، این فرآیندها و رویه‌ها باید ساده و کاربرپسند باشند.
• یک بسته ERP مدیریت شده و پیاده‌سازی شده به خوبی می‌تواند بازگشت سرمایه بیشتری را تولید کند، در حالی که یک بسته پیاده‌سازی ناموفق ممکن است بازگشت سرمایه را به حداقل 25 درصد کاهش دهد.

تصمیمات کلیدی برنامه‌ریزی و پیاده‌سازی: یک سری تصمیمات کلیدی که باید در نظر گرفته شوند، زمانی که به بررسی تلاش ادغام شرکتی درنظر گرفته می‌شود. تصمیم برای پیاده‌سازی یک ERP باید بر اساس یک مورد کسب و کار منطقی گرفته شود:

توجیحات فناوری شامل نیاز به رفع مشکل Y2K (در بیشتر موارد، دیگر قابل اعمال نیست)، ادغام عملکردهای سیستم‌های متفاوت، ادغام فروش‌ها با قابلیت دسترسی وب جدید به محیط کاری است.

• بهبود فرایندها اقداماتی را در نظر می‌گیرد که منجر به کاهش هزینه‌های شخصی و فناوری اطلاعات می‌شود.
• بهبود بهره‌وری شامل نیاز به بستن دوره مالی و افزایش تولید کلی از دیدگاه شرکت است.
• در نظر گرفتن استراتژی‌های جدید که توسط نرم‌افزار فعلی پشتیبانی نمی‌شود، بهبود خدمات و رضایت مشتری، پاسخ به رقابت‌پذیری هستند.
• پیروی از فرایندهای نرم‌افزار یا سفارشی‌سازی؟
• این تصمیم کلیدی می‌تواند موفقیت یا شکست تلاش ERP را تعیین کند.
• اگر سازمان تصمیم بگیرد که از فرایندهای نرم‌افزار پیروی کند، این منجر به پیروی از بهترین شیوه‌های کاری در صنعت خود خواهد شد، به این ترتیب فرصتی برای بهبود و استانداردسازی فرآیندهای خود خواهد داشت.
• با این حال، این رویکرد می‌تواند باعث ایجاد اضطراب و تغییر روش انجام کار کارکنان شود.
• اگر سازمان تصمیم بگیرد که با روش‌های فعلی خود ادامه دهد و نرم‌افزار را برای سازگاری با این فرایندها سفارشی‌سازی کند، بدون شک نیاز به تحمل هزینه و نگهداری برای مدت زمان طولانی خواهد بود.

درون سازمانی یا خارج از سازمان؟

• این امکان را به سازمان می‌دهد که به تمرکز بر مأموریت اصلی خود ادامه دهد،
• از انجام ارزش مالی نسبتاً قابل توجه (در برخی موارد) خودداری کرده و تأثیر کمتری بر روی دپارتمان MIS داشته باشد.
• از سوی دیگر، این امکان را به افراد خارج از سازمان می‌دهد که به افت روحیه کارکنان منجر شوند و ممکن است باعث مشکلات امنیتی شود.

درون سازمانی

• پیاده‌سازی شامل: تطابق بهتر بین نرم‌افزار و کسب و کار، برنامه‌های بهینه‌سازی شده برای سازمان و امنیت بهتر نگهداری شده است.
• با این حال، رویکرد درون سازمانی قابل انجام نیست اگر کارشناسی داخلی و پرسنل برای پشتیبانی از چنین تلاشی وجود نداشته باشد.
• پیاده‌سازی “Big Bang” یا پیاده‌سازی پی‌درپی
• پیاده‌سازی “Big Bang” شامل پیاده‌سازی همه ماژول‌ها در همه محل‌ها در یک زمان است. ویژگی‌های این رویکرد شامل عدم نیاز به رابطهای موقت، نیاز محدود به نگهداری نرم‌افزارهای قدیمی، قابلیت استفاده از عملکرد چندماژولی و هزینه کلی در صورت عدم بروز هیچ گونه رخداد ناگهانی است.
• پیاده‌سازی پی‌درپی به معنای پیاده‌سازی یکی یا چند ماژول در یک زمان، اغلب یک مکان در یک زمان است. مزایای این رویکرد شامل صیقلی کردن نیازهای منابع، قابلیت تمرکز بر یک ماژول خاص، امکان استفاده از سیستم‌های قدیمی به عنوان پشتیبان، کاهش خطر، بهره‌وری از دانش کسب شده با هر مرحله و کارایی سیستم کاری نشان‌داده شده است.
• رویکرد موج: این رویکرد شامل برنامه‌ریزی موج‌های مختلف تغییرات برای واحدهای تجاری یا مناطق مختلف است.
• پیاده‌سازی موازی: این رویکرد شامل همزمانی ERP و یک سیستم موجود برای یک دوره زمانی مشخص است.
• برش لحظه‌ای (روش flip-the-switch): این رویکرد کم هزینه‌تر است و کاربران را به تبدیل به سیستم جدید ترغیب می‌کند و نیاز به سیستم‌های تکراری را کاهش می‌دهد، با این حال این رویکرد معمولاً پرخطر، استرس زا برای کاربران و نیاز به برنامه‌ریزی بالایی برای شرایط بحرانی است.

روش پیاده‌سازی ERP:

چندین مرحله در پیاده‌سازی یک بسته ERP معمولی وجود دارد:

1. شناسایی نیازها: برخی از سؤالات اساساسی که باید پاسخ داده شود عبارتند از:

• چرا باید یک بسته ERP پیاده‌سازی شود؟
• آیا این بهبود سودآوری را به همراه دارد؟
• آیا زمان تحویل محصولات را می‌توان کاهش داد؟
• چگونه باعث بهبود رضایت مشتری در ارتباط با کیفیت، هزینه، زمان تحویل و خدمات می‌شود؟
• آیا این به یک کاهش هزینه محصولات کمک می‌کند؟
• چگونه می‌تواند به افزایش حجم کسب و کار و در عین حال کاهش نیروی انسانی کمک کند؟
• آیا امکان بازطراحی فرآیندهای کسب و کار وجود دارد؟

2. ارزیابی وضعیت “همانطور که هست” کسب و کار:

برای درک وضعیت فعلی کسب و کار، ابتدا باید توابع مختلف آن لیست شوند.

• کل زمان صرف شده توسط فرآیندهای کسب و کار.
• تعداد نقاط تصمیم گیری موجود در وضعیت فعلی.
• تعداد دپارتمان / مکان های فرآیند کسب و کار.
• جریان اطلاعات و مسیردهی آن.
• تعداد نقاط گزارش دهی موجود در حال حاضر

3. وضعیت “باید”:

تصمیم گیری برای وضعیت “باید” مطلوب: مفهوم “بنچمارک” برای دیدن فرآیندهایی که بهترین هستند در صنعت استفاده می‌شود. این مفهوم بر اساس عوامل مختلفی مانند هزینه، کیفیت، خدمات و غیره بررسی می‌شود. این مفهوم به بهینه کردن فرآیندها برای به دست آوردن مزایای کلی کمک می‌کند.

4. بازطراحی فرآیند کسب و کار: بازطراحی فرآیندهای کسب و کار برای

• کاهش زمان چرخه فرآیند کسب و کار.
• کاهش تعداد نقاط تصمیم گیری به حداقل.
• بهینه کردن جریان اطلاعات و حذف جریان اطلاعات ناخواسته.

5. ارزیابی بسته‌های ERP مختلف: ارزیابی بسته‌های ERP بر اساس معیارهای زیر انجام می‌شود:-

• اعتبارپذیری: باید سازمان‌ها را قادر به پاسخ سریع به تغییرات با بهره‌گیری از آن‌ها کند و به آن‌ها اجازه دهد که برای گسترش استراتژیک در جهت محصولات و بازارهای جدید تمرکز کنند.
• جامع: باید قابل اجرا برای همه اندازه‌ها، توابع و صنایع باشد. باید ویژگی‌های عمیقی در حسابداری و کنترل، تولید و مدیریت مواد، مدیریت کیفیت و نگهداری کارخانه، فروش و توزیع، مدیریت منابع انسانی و نگهداری کارخانه، فروش و توزیع، مدیریت منابع انسانی و مدیریت پروژه را داشته باشد.
• فراتر از شرکت: باید فرآیندهای کسب و کار بین شرکت‌هایی را با مشتریان، تأمین کنندگان، بانک‌ها، دولت و شرکای تجاری پشتیبانی و فعال کنند و زنجیره‌های لجستیکی کامل را که مسیری که از تأمین تا تحویل را در سراسر چندین منطقه جغرافیایی، ارز و قوانین کسب و کار خاص کشور را پوشش می‌دهد، ایجاد کنند.
• بهترین شیوه‌های کسب و کار: نرم‌افزار باید امکان ادغام تمام عملیات کسب و کار را در یک سیستم کلی برای برنامه‌ریزی، کنترل و نظارت فراهم کند و انتخابی از چندین فرآیند کسب و کار آماده برای انتخاب، شامل بهترین شیوه‌های کسب و کار که تجربیات، پیشنهادها و نیازهای شرکت‌های پیشرو در صنایع را به بازتاب می‌انجامند، ارائه دهد. به عبارت دیگر، باید به طور جزئی دارای ثروتی از دانش کسب‌وکاری و سازمانی باشد.
• فناوری‌های جدید: باید فناوری‌های برش‌یافته و آینده‌داری مانند شیءگرایی را در توسعه محصول به کار بگیرد و اطمینان حاصل کند که با اینترنت و سایر فناوری‌های جدید هماهنگ است. باید با Y2K و یورو سازگار باشد.

سایر عواملی که باید مورد توجه قرار گیرند عبارتند از:

• حضور جهانی بسته.
• حضور محلی.
• بازاری که بسته به آن می‌گراید.
• قیمت بسته.
• قدیمی شدن بسته.
• سهولت پیاده‌سازی بسته.
• هزینه پیاده‌سازی.
• در دسترس بودن پشتیبانی پس از پیاده‌سازی.

6. نهایی کردن بسته ار پی آر: نهایی کردن بسته ERP می‌تواند با مقایسه عوامل حیاتی از طریق یک تحلیل ماتریسی انجام شود.

7. نصب سخت‌افزار و شبکه: این کار به صورت مرحله‌ای بر اساس برنامه اجرا و نیاز به اجزای سخت‌افزاری انجام می‌شود.

8. نهایی کردن مشاوران پیاده‌سازی: عوامل انتخاب مشاوران:

• مهارت‌ها
• تجربه صنعت خاص
• هزینه استخدام مشاوران

پیاده‌سازی بسته ERP

• تشکیل تیم
• آماده‌سازی برنامه
• نگاشت فرآیند کسب و کار به بسته
• تجزیه و تحلیل اختلاف
• سفارشی‌سازی
• توسعه گزارشات و معاملات کاربران خاص
• بارگذاری داده‌ها از سیستم موجود
• اجرای آزمایشی
• آموزش کاربران
• اجرای همروند
• تأیید کاربر
• مهاجرت به سیستم جدید
• مستندسازی کاربر
• پشتیبانی پس از پیاده‌سازی
• نظارت و بهینه‌سازی سیستم

دستورالعمل‌های پیاده‌سازی بسته ERP:

قبل از شروع پیاده‌سازی بسته ERP، باید رعایت دستورالعمل‌های کلی زیر باشد:

• درک نیازهای شرکت و فرهنگ سازمان و سپس انتخاب روش پیاده‌سازی مطابق با این عوامل.
• انجام تمرین بازطراحی فرآیند کسب و کار قبل از شروع پیاده‌سازی.
• ایجاد شبکه ارتباطی خوب در سراسر سازمان.
• ارائه رهبری قوی و مؤثر تا افراد در سطح پایین انگیزه خوبی داشته باشند.
• پیدا کردن یک مدیر پروژه کارآمد و قابل اعتماد.
• ایجاد تیم متعادلی از مشاوران پیاده‌سازی که به عنوان یک تیم کار کنند.
• انتخاب یک روش پیاده‌سازی خوب با کمترین سفارشی‌سازی.
• آموزش کاربران پایانی.
• سازگاری با سیستم جدید و اعمال تغییرات مورد نیاز در محیط کار برای استفاده بهینه از سیستم در آینده.

پس از پیاده سازی ERP

برای شروع، بسیاری از مشکلات پس از پیاده‌سازی می‌توانند به انتظارات و ترس‌های نادرست بازگردانده شوند. انتظارات و ترسی که مدیریت شرکت‌ها از یک بسته ERP دارند، بسیار منتشر شده‌اند. البته، برخی از این مسئولیت را بر عهده فروشندگان ERP و تبلیغات پیش از پیاده‌سازی آنها قرار دارد. برخی از انتظارات محبوب عبارتند از:

• بهبود فرآیندها
• افزایش بهره‌وری در تمام جبهه‌ها.
• کاملاً خودکار شده و لغو تمام فرآیندهای دستی.
• بهبود تمام شاخص‌های عملکرد کلیدی.
• حذف تمام نگهداری دستی رکوردها.
• سیستم اطلاعاتی در زمان واقعی در دسترس افراد مربوطه براساس نیاز.
• کامل یکپارچه‌سازی تمام عملیات.

• پیاده‌سازی ERP همچنین علت ترس‌های متعددی است. برخی از آنها عبارتند از:
  • از بین رفتن شغل.
  • از دست دادن اهمیت زیرا اطلاعات دیگر به عنوان اختیار فردی شناخته نمی‌شود.
  • تغییر در پروفایل شغلی.
  • ترس سازمان از از دست دادن کنترل و اختیار مناسب.
  • افزایش استرس ناشی از شفافیت بیشتر.
  • ترس فردی از از دست دادن اختیار.
• تعادل دادن انتظارات و ترس‌ها بخش بسیار ضروریی از فرایند پیاده‌سازی است.

مسائل ریسک و حاکمیت در یک ERP:

زمانی که سازمان‌ها به سیستم‌های ERP یکپارچه و در زمان واقعی مهاجرت می‌کنند، با چندین ریسک تجاری جدید روبرو می‌شوند. این ریسک‌ها شامل موارد زیر هستند:

نقطه تکی خرابی: 

زیرا تمام داده‌ها و پردازش تراکنش‌های سازمان در یک سیستم برنامه کاربردی و پردازش تراکنش در یک برنامه کاربردی جمع‌آوری شده‌اند و هرگونه خرابی در سیستم می‌تواند به یک نقطه خرابی تبدیل شود.

از دست دادن کنترل: 

برای شرکت‌ها که از سیستم‌های ERP استفاده می‌کنند، از دست دادن کنترل برروی فرآنده‌ها و عملکردهای مختلف سازمانی نیز یکی از ریسک‌های جدید است.

امنیت داده‌ها:

 با توجه به حجم بزرگ داده‌ها در سیستم‌های ERP، امنیت داده‌ها یک چالش بزرگ در این سیستم‌هاست. برای جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به داده‌ها، ایجاد سیاست‌های امنیتی موثر ضروری است.

مشکلات تداخلی:

 تداخلات بین سیستم‌های ERP و سیستم‌های دیگر در سازمان می‌تواند مشکلاتی را ایجاد کند که به عملکرد کلی سازمان آسیب می‌زند. برای جلوگیری از این مشکل، ایجاد یک راهبرد یکپارچه‌سازی سیستم‌ها ضروری است.

مشکلات ارتباطی:

 پیاده‌سازی یک سیستم ERP ممکن است باعث مشکلات ارتباطی میان افراد و گروه‌های مختلف در سازمان شود. برای جلوگیری از این مشکل، باید ابزارهای ارتباطی مناسبی را در سازمان ایجاد کرد.

ضمناً، برای مدیریت ریسک‌های مختلف، ایجاد یک سیاست حاکمیتی موثر برای سیستم ERP ضروری است. این سیاست باید شامل سیاست‌های امنیتی، مدیریت داده‌ها، تنظیمات و تعامل با دیگر سیستم‌های سازمان باشد.

مشکلات ERP :

پیاده‌سازی سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP)، علاوه بر مزایایش، برخی مشکلات و چالش‌های خاصی را نیز به همراه دارد که در ادامه به آنها اشاره خواهیم کرد:

تغییرات ساختاری:

پیاده‌سازی یک سیستم ERP ممکن است نیازمند تغییرات مهمی در ساختارهای سازمانی و پرسنلی باشد که با بازطراحی فرآیندهای کسب‌وکار همراه است.

تغییر نقش کاری: 

با پیاده‌سازی یک سیستم ERP، نقش کاربران سنتی به نقش‌هایی با دسترسی بسیار بیشتر به اطلاعات سازمانی در زمان واقعی تبدیل می‌شود.

آنلاین و در زمان واقعی:

 یک محیط سیستمی آنلاین و در زمان واقعی، نیازمند یک محیط کسب‌وکار پایدار است که قابلیت استفاده از قابلیت‌های جدید برنامه ERP و پاسخگویی سریع به هر مشکلی که نیاز به ورود مجدد اطلاعات دارد، را داشته باشد.

مدیریت تغییرات: 

این چالش برای فرآیند پذیرش یک محیط یکپارچه وقتی پردازش‌های مختلف کسب‌وکار در واحدهای مختلف وجود دارند، بسیار چالش برانگیز است. سطح قبولی کاربر از سیستم تأثیر بسزایی در موفقیت آن دارد. کاربران باید فهمیده باشند که اقدامات یا عدم اقدام آنها تأثیر مستقیمی بر سایر کاربران دارد و بنابراین باید در انجام وظایف روزمره خود، دقت و کارآمدی بیشتری داشته باشند. به همین دلیل، نیاز به آموزش گسترده برای تعداد کاربرانی که معمولاً بسیار زیاد هستند، وجود دارد.

تجربه محاسبات توزیع‌شده:

 عدم تجربه در پیاده‌سازی و مدیریت فناوری محاسبات توزیع‌شده ممکن است چالش‌های قابل توجهی را ایجاد کند.

دسترسی گسترده به سیستم:

 افزایش دسترسی از راه دور توسط کاربران و بیرونی‌ها و ادغام بالا بین عملکردهای برنامه، دسترسی بیشتری به برنامه و داده‌ها را ممکن می‌سازد.

وابستگی به کمک خارجی:

 سازمان‌هایی که به سیستم‌های قدیمی داخلی عادت کرده‌اند، ممکن است متوجه شوند که برای پیاده‌سازی یک سیستم ERP، به کمک خارجی نیاز دارند. مگر اینکه این کمک خارجی به درستی مدیریت شود، ممکن است عنصری از خطر مدیریت منابع و امنیت را به وجود آورد که می‌تواند سازمان را به خطر بیشتری بیاندازد.

رابط‌های برنامه و تبدیل داده:

 اغلب نیاز به رابط‌های گسترده و تبدیل داده از سیستم‌های قدیمی و نرم‌افزارهای تجاری دیگر برای پیاده‌سازی یک سیستم ERP وجود دارد. به همین دلیل، خطرات صحت داده، امنیت و نیازهای ظرفیتی برای ERP معمولاً بسیار بیشتر هستند.

تخصص بازرسی: 

برای بازرسی و کنترل موثر یک محیط ERP، نیاز به تخصص خاصی وجود دارد. پیچیدگی نسبی سیستم‌های ERP، باعث شده است که هر تخصصی ممکن است فقط یک قسمت کوچکی از کل کارکرد ERP در یک ماژول اصلی خاص بشناسد.

اخیراً، برخی از خطرات اضافی و مسائل حکمرانی خوبی که توسط محیط‌ های ERP فعال شده مطرح می‌شود، شامل:

1. ورود یکباره: باعث کاهش تلاش مدیریت امنیتی مرتبط با دسترسی وب به چندین سیستم می‌شود، اما به طور همزمان، خطراتی را برای امنیت معرفی می‌کند.

2. خطر دسترسی نامناسب: اشتباه در تخصیص دسترسی ممکن است باعث دسترسی نامناسب به چندین سیستم شود.
3. کیفیت محتوای داده: با باز شدن برنامه های سازمانی به تأمین کنندگان و مشتریان خارجی، نیاز به صحت داده های سازمانی بیشتر شده است.
4. حریم خصوصی و محرمانگی: مسائل رویت و حکمرانی مربوط به ثبت و دیده شدن بیشتر اطلاعات شخصی، مانند عادات خریداری، باعث ایجاد خطراتی برای حریم خصوصی می‌شود.

خلاصه:

سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP)، نرم‌افزارهای یکپارچه و هماهنگی شده هستند که می‌توانند به پشتیبانی از انواع فرآیندهای عملیاتی و عملکردی کسب‌وکار کمک کنند و به عنوان ابزاری برای نظارت، کنترل و هماهنگی فعالیت‌هایی که در مراکز مختلف کسب‌وکار انجام می‌شود، عمل می‌کنند. با استفاده از فناوری‌های پیشرفته پایگاه داده و ارتباطات و پوشش صحیح برنامه‌های کسب‌وکاری مختلف، سیستم‌های ERP به مرکزی‌سازی داده، یکپارچه‌سازی نرم‌افزارهای کسب‌وکاری و بازطراحی فرآیندهای کسب‌وکار می‌رسند، همه با هدف بهینه‌سازی فرایند، افزایش بهره‌وری و کسب مزیت رقابتی از طریق فناوری اطلاعات نوآورانه. برای شرکت‌ها و سازمان‌های موفق در جامعه اطلاعات و دانش، سیستم‌های ERP پلتفرم اطلاعاتی تراکنشی اصلی هستند که اجازه پاسخ سریع به چالش‌های مرتبط با چشم‌انداز کسب‌وکار در محیط پویا را می‌دهند.

موارد مرتبط:

خانه ، Microsoft Dynamic