چالش های زمان سنجی کار
چالش های زمان سنجی کار
زمان سنجی کار یکی از مهارت های مهم برای هر کسی است که می خواهد به صورت موثر و بهینه از زمان خود استفاده کند.و به معنای تعیین اولویت ها، برنامه ریزی و اجرای فعالیت های روزانه با توجه به اهداف و محدودیت های زمانی است. همچنین می تواند به افزایش بهره وری، کاهش استرس، ارتقای کیفیت زندگی و رسیدن به تعادل بین کار و زندگی شخصی کمک کند.
اما زمان سنجی کار نیز با چالش های خاص خود روبرو است. در این مقاله، ما به برخی از این چالش ها و راه حل های ممکن برای آنها پرداخته ایم.
– چالش اول: عدم شناخت دقیق از وظایف و اولویت ها
برای زمان سنجی کار، لازم است که دقیقا بدانید که چه کارهایی باید انجام دهید و چه اولویت هایی برای آنها قائل هستید. بسیاری از افراد به دلیل عدم شفاف سازی وظایف، ناتوانی در تخصیص منابع، تغییرات ناگهانی در شرایط یا تحت فشار قرار گرفتن توسط دیگران، نمی توانند به صورت مناسب زمان خود را سنجیده و مدیریت کنند. برای حل این چالش، پیشنهاد می شود که:
- لیست کامل و جامعی از وظایف خود را بسازید و آن را به صورت روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه به روز رسانی کنید.
- برای هر وظیفه، مدت زمان لازم، منابع مورد نیاز، نتایج مورد انتظار و شخص یا سازمان مسئول را مشخص کنید.
- براساس اهمیت و فوریت وظایف، آن ها را در چهار دسته قرار دهید: الف) مهم و فوری، ب) مهم و غیر فوری، ج) غیر مهم و فوری، د) غیر مهم و غیر فوری.
- سعی کنید بیشترین تمرکز خود را بر روی دسته الف قرار دهید و دسته د را حذف یا به دستگیر داد. دستگیر: someone who does the task for you
- با استفاده از ابزارهای مناسب مثل تقویم، چک لست، نرم افزار های زمان سنج یا پروژه مدیر، برنامه روزانه خود را طراحی کنید و به آن پایبند باشید.
– چالش دوم: عدم تطابق بین برنامه و واقعیت
گاهی اوقات ممکن است برنامه زمان سنجی کار شما با واقعیت های روزمره همخوانی نداشته باشد. مثلا شما ممکن است برای انجام یک وظیفه یک ساعت زمان در نظر گرفته باشید اما در عمل بیشتر از آن زمان نیاز داشته باشید. یا ممکن است در حین انجام کار، موارد غیر منتظره ای مانند تلفن های مزاحم، ایمیل های فوری، ملاقات های غیر برنامه ریزی شده یا خرابی تجهیزات پیش بیاید که برنامه شما را به هم بزند. برای حل این چالش، پیشنهاد می شود که:
- در هنگام تخمین زمان لازم برای هر وظیفه، عوامل مختلف مانند سطح دشواری، تجربه قبلی، مهارت فردی، شرایط محیطی و خطای احتمالی را در نظر بگیرید.
- به جای استفاده از زمان های دقیق، از بازه های زمانی استفاده کنید. به عنوان مثال به جای اینکه بگویید ساعت 10 صبح چک کردن ایمیل، بگویید ساعت 10 تا 10:30 صبح چک کردن ایمیل.
- در برنامه خود، حدود 20 درصد زمان را به عنوان زمان اضافه در نظر بگیرید تا در صورت بروز مشکلات غیر منتظره، بتوانید به آن ها پاسخ دهید.
- سعی کنید در طول روز، چندین بازه زمانی را به عنوان زمان قطع شدن از محرک های خارجی مثل تلفن، اینترنت، تلویزیون و … در نظر بگیرید و در این بازه ها فقط به کار خود بپردازید.
- در پایان روز، عملکرد خود را با برنامه خود مقایسه کنید و نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کنید. سعی کنید از تجربه خود برای بهبود برنامه روز بعد استفاده کنید.
– چالش سوم: عدم تعادل بین کار و زندگی شخصی
برخلاف تصور رایج، زمان سنجی کار فقط به معنای بهینه سازی زمان صرف شده برای فعالیت های حرفه ای نیست. زمان سنجی کار به معنای تعادل بین زمان صرف شده برای فعالیت های حرفه ای و شخصی می باشد.
موارد مرتبط:
خانه ، Microsoft Dynamic ، ERP ، برنامه ریزی تولید ، برنامه ریزی عملیات و زمان سنجی ،زمان سنجی